カフェでAI 実践ノート ＃014 木曜・経理の1手
毎月の締めを、
誰がやるかまで書く
手順書は作っていない。 休むと、月末が止まります。
01
きっかけ
締めのやり方、
私しか知りません
手順書は作っていない。
休むと、月末が止まります。
そのまま貼れる指示文は、4枚目に
02
よくある書き方
一般的な締めの流れが返るだけで、
うちの手順にはなりません。
よくある指示
毎月の請求の締めの手順を教えて
- 誰がやるのか
担当が抜けて、自分用のメモになる - どこで止まるか
止まったときの相談先が書かれない - いつまでにやるのか
当月と翌月の境目が消える
03
使える指示文（全文）
そのまま貼れます。〔 〕だけ自社の言葉に置き換えてください
あなたは〔中小企業の経理〕です。
毎月の請求の締めでやっていることを、
次の3つに整理してください。
1. 手順（順番に。1項目1動作。誰がやるかを付ける）
2. 止まりやすい箇所と、そのとき誰に聞くか
（3件まで）
3. 翌月に持ち越してよいもの／絶対に当月中に終えるもの
条件:
・会計ソフトの機能名を勝手に想定しない。
分からないものは 要確認 と書く
・日付は入力にあるものだけ使う。勝手に作らない
・「確認する」だけの項目を作らない。何をどう見れば
確認できたことになるかを書く
いまやっていること:
〔ここに貼る〕
〔 〕は自社の言葉に置き換えてください。
04
返ってきたもの
入れた口述（架空・6行）
月末になったら営業から今月の売上一覧をもらう。
納品書と突き合わせて、数が合わないものは営業に戻す。
請求書は会計ソフトで作って、PDFにしてメール。
郵送希望の会社は印刷。
入金は翌月末なので、翌々月の頭に消し込み。
5日までに社長に売上の報告を出す。
返ってきた答え（抜粋）
1. 手順
6. 経理 が会計ソフトで請求書を作成する。
機能名は 要確認。
9. 経理 が郵送希望の会社には請求書を印刷し、
封入・発送した会社名が分かる形で発送記録を残す。
2. 止まりやすい箇所と、そのとき誰に聞くか
3. 消し込みで差額が出て、振込手数料では
説明できない。
誰に聞くか: 営業、必要なら 社長
3. 翌月に持ち越してよいもの
・入金の消し込み。理由: 入金は翌月末で、
実作業は翌々月の頭だから。
実際に実行した出力です。入力はすべて架空。
05
効く一手はこの1行
実在しない手順か、
空欄のままの手順か。
- 請求書一括作成ボタンから
PDF出力を選ぶ - 会計ソフトで請求書を
作成する。機能名は 要確認
足す1行
会計ソフトの機能名を
勝手に想定しない
勝手に想定しない
置く場所は、条件の1行目。口述を貼る前に書く。
この1行が無いと、AIは一般的なソフトの画面を想像して
埋めます。読めるのに、その通りにやると止まります。
06
手順は書ける。 締め日の線引きは人が引く
タカハシさんの見立て
当月中か翌月かの切り分けだけは、
自分で決め直す。
誰がやるか・どこで止まるかは、口述からそのまま拾えます。
ただし何を当月中に終えるかは、取引先の締め日と入金日で変わります。ここは会社ごとに違う。
今日の1つ
- 1項目1動作にして、
誰がやるかを必ず付けさせる - ソフトの機能名を想定させない。
分からない箇所は 要確認 - 止まりやすい箇所は、聞く相手まで
書かせる
次回
金曜。値上げのお願いを、相手に
聞かれることまで先に用意する指示文。
この記事の指示文は、そのまま自社の言葉に置き換えて使えます。どれを自社に当てはめるかは、一緒に整理します。
インフィニティに無料で相談するこの回は Instagram でも9枚のノートにまとめています。@yukiinfinity1