クレーム対応の一次返信。角が立たない丁寧な文章をAIに作らせるTIPS
怒っているお客様へのメール返信。言葉選びに気を使いすぎて疲弊していませんか？AIを使えば、冷静で誠実な返信文がすぐに完成します。
コッシー
おーちゃん、顧客からの少しお怒りのメールに対して返信を書いてるんだけど、角が立たないように言葉を選んでたら、もう1時間も経っちゃった……。
ハラさん
クレーム対応のメールは精神的に削られるよな。変な言葉を使うと火に油を注ぐし。
おーちゃん
そういう感情的に負荷がかかる作業こそ、AIの出番です！AIは『感情』がないので、どんなクレームに対しても極めて冷静で丁寧な文章を作成できます。
コッシー
どう指示すればいいの？
おーちゃん
まずお客様のメールを貼り付け、『このクレームに対し、相手の心情に寄り添いながらも、こちらの対応方針（例：返金はできないが代替品を送る）を誠実に伝える返信文を作成して。クッション言葉を多めに使って』と指示します。
ハラさん
（画面を見て）おお……『ご不快な念をおかけし誠に申し訳ございません』から始まって、すごく丁寧で論理的な文章が出てきたぞ。
おーちゃん
これなら、コッシーさんはAIの文章を少し手直しするだけで送信できます。クレーム対応の精神的ストレスを、AIが肩代わりしてくれるんです。
💡今日のポイント
- 言葉選びが難しいクレーム対応メールこそ、冷静で論理的なAIに一次案を作成させる
- 相手に寄り添う姿勢と「自社の対応方針」を指示し、クッション言葉を多用させるのがコツ
- インフィニティでは、カスタマーサポート業務をAIで効率化し、従業員のストレスを軽減します
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