カフェでAI 実践ノート ＃024 木曜・経理の1手
試算表が、社長の
読む3行になる
月次の試算表を持っていく。 数字が多すぎて、目が滑る。
01
きっかけ
渡しても、
読まれないんです
月次の試算表を持っていく。
数字が多すぎて、目が滑る。
そのまま貼れる指示文は、4枚目に
02
よくある書き方
数字が言葉に変わるだけで、
読む3行にはなりません。
よくある指示
この試算表を要約して
- どこが動いたのか
全項目が同じ重さで並ぶ - 計算か、推測か
断定された推測が、事実として混ざる - 次に何を聞くか
読んだあと、社長の質問が出てこない
03
使える指示文（全文）
そのまま貼れます。〔 〕だけ自社の言葉に置き換えてください
あなたは〔金属加工業〕の経理担当です。
下の試算表を、社長が5秒で読む3行にしてください。
1. 前月から大きく動いた項目を3つまで（金額と増減率）
2. それぞれ、動いた理由として考えられること
3. 社長が次に確認すべきこと（1つ）
条件:
・計算した数字と、推測した理由を分けて書く
・推測した部分には必ず〔推測〕と付ける
・試算表に無い数字を作らない
・税務上の判断はしない
試算表:
〔ここに貼る〕
〔 〕は自社の言葉に置き換えてください。
04
返ってきたもの
入れた試算表（架空・抜粋）
売上高 前月 4,820 当月 4,610
外注費 前月 380 当月 612
水道光熱費 前月 118 当月 131
消耗品費 前月 92 当月 88
（単位：千円）
返ってきた答え（3行）
1 外注費が 380→612 千円。前月比 +61.1%
〔推測〕内製が追いつかず外に出した可能性
2 売上高が 4,820→4,610 千円。前月比 -4.4%
〔推測〕稼働日数の差の可能性。試算表に日数の記載なし
3 水道光熱費が 118→131 千円。前月比 +11.0%
社長が次に確認すること
・外注費が増えた工程はどこか（現場に確認）
計算に使った数字はすべて試算表の記載。
理由はいずれも〔推測〕であり、確かめていません。
Claudeで実際に実行した出力です。数字はすべて架空。
05
効く一手はこの1行
推測が、報告書の中で
事実に変わる。
- 外注費の増加は、繁忙期の
対応によるものです - 〔推測〕内製が追いつかず
外に出した可能性
足す1行
推測した部分には
必ず〔推測〕と付ける
必ず〔推測〕と付ける
置く場所は、条件の1行目。試算表を貼る前に書く。
左を社長が読むと、理由が分かった話になります。実際には試算表のどこにも書いていません。右なら、確かめる必要がある箇所として残ります。
06
転記と計算は合う。 理由づけは信じない
タカハシさんの判定
増減の理由は、
現場に聞くものです。
外注費が増えた理由を知っているのは、その月に段取りをした人です。数字は入口で、答えは現場にあります。
今日の1つ
- 要約させず、動いた項目を
3つまでに絞らせる - 計算した数字と、推測した理由を
分けて書かせる - 推測には〔推測〕と付けさせる。
理由は現場で確かめる
次回
金曜。自社のAI利用ルールのたたき台を
30分で作る指示文。
この記事の指示文は、そのまま自社の言葉に置き換えて使えます。どれを自社に当てはめるかは、一緒に整理します。
インフィニティに無料で相談するこの回は Instagram でも9枚のノートにまとめています。@yukiinfinity1