カフェでAI 実践ノート ＃054 木曜・経理の1手
差し戻す前に、
補える分を分ける
決まりですから、では 相手は納得しません。
01
きっかけ
このレシート、また
戻すことになります
決まりですから、では 相手は納得しません。
そのまま貼れる指示文は、3枚目に
02
よくある書き方
全件に指摘が付くと、
経理の仕事が増えるだけ。
よくある指示
この経費申請をチェックして
- 念のため確認してください
15件並んで判断できない - 経理で調べれば分かる分
全部を本人に返すことになる - 戻す理由
決まりですから、で終わる
03
使える指示文（全文）
そのまま貼れます。〔 〕だけ自社の言葉に置き換えてください
あなたは〔サービス業〕の経理担当です。
下は今月の立替経費の申請です。
1. 本人に差し戻す必要があるもの（理由を具体的に）
2. 経理側で確かめれば補えるもの（何を見れば補えるか）
3. そのまま処理できるもの
条件:
・すべてに指摘を付けない。3つに分ける
・補えるものには、確認に使う資料の名前を書く
・規程の一般論は書かない
経費申請の一覧:
〔ここに貼る〕
〔 〕は自社の言葉に置き換えてください。
04
返ってきたもの
入れた申請（架空・抜粋）
10/03 駐車場 3,000 宛名空欄
10/07 会食 12,400 参加者記載なし
10/09 書籍代 2,860 但し書きあり
10/15 部品 18,000 金額を手書き訂正
（以下 18件）
返ってきた答え（抜粋）
差し戻し 4件
・会食 12,400
参加者が書かれていない。
誰と行ったかは本人しか分からない
・部品 18,000
金額が手書きで訂正され、
訂正印がない
経理で補える 3件
・駐車場 3,000
同日の訪問記録と照合できる
そのまま処理 11件
Claudeで実際に実行した出力です。金額と店名はすべて架空。
05
効く一手はこの1行
5分で済むことを、相手に
3日かけさせていませんか。
- 18件すべてに 念のため確認してください
- 差し戻し4件／経理で補える3件／そのまま11件
足す1行
すべてに指摘を付けない。差し戻しが必要なものと、
こちらで補えるものに分ける
置く場所は、条件の1行目。一覧を貼る前に書く。
戻して相手に書かせても、書くのは同じ人です。経理で確かめられるなら、そのほうが早い。ただし、何を見て補ったかは必ず残してください。
06
戻す理由が具体的だと、
相手が納得する
タカハシさんの判定
決まりですから、では
納得されません。
金額が手書きで直っていて訂正印がないので、と言えば話が早い。相手も自分の落ち度が分かります。先月の申請を通してみてください。戻す件数が半分以下になります。
今日の1つ
- 全件に指摘を付けさせない。差し戻す分と、
経理で補える分に分けさせる - 補える分には、
何を見て補ったかを残させる - 差し戻す理由を具体的に書かせる。
決まりですから、では納得されない
次回
金曜。注文請書に印紙が要るかどうかを、
文書の名前でなく中身で見る指示文。
この記事の指示文は、そのまま自社の言葉に置き換えて使えます。どれを自社に当てはめるかは、一緒に整理します。
インフィニティに無料で相談するこの回は Instagram でも9枚のノートにまとめています。@yukiinfinity1