カフェでAI 実践ノート ＃053 水曜・現場の1手
発注書に、
書いていない条件を出す
電話で言ったことは、 伝えたことになりません。
01
きっかけ
口で言ったことが、
書いてありませんでした
電話で言ったことは、 伝えたことになりません。
そのまま貼れる指示文は、3枚目に
02
よくある書き方
書式は出ますが、
うちの中身は埋まりません。
よくある指示
発注書の雛形を作って
- 電話で足した条件
AIは知りようがない - 両方が決まったつもりの項目
雛形では浮かばない - 基本契約に回すもの
毎回同じことを書く羽目になる
03
使える指示文（全文）
そのまま貼れます。〔 〕だけ自社の言葉に置き換えてください
あなたは〔製造業〕の購買担当です。
下は、協力会社に出した発注書です。
1. この仕事で決めておくべき項目を挙げる
2. 発注書に書いてある項目と、書いていない項目に分ける
3. 書いていない項目を、今回書く分と基本契約に回す分に分ける
条件:
・発注書の文面は書かない。項目の抜けだけを出す
・一般的な雛形の項目を並べるのではなく、この仕事に要るもの
・判断がつかないものは 保留 と出す
発注書:
〔ここに貼る〕
〔 〕は自社の言葉に置き換えてください。
04
返ってきたもの
入れた発注書（架空・抜粋）
件名 SUS304 ブラケット加工
数量 200個
納期 11/20
単価 1,850円
支給材 当社支給（板材）
図面 A-2213 Rev.3
返ってきた答え（抜粋）
決めておくべき項目 14
書いてある 8／書いていない 6
書いていない 6（抜粋）
・仕上げの程度（バリの扱い）
・支給材の不良が出たときの費用負担
・検査の合否を誰が判定するか
今回書く 3
仕上げ／検査の判定／納品場所
基本契約に回す 3
支給材の不良／図面改訂時の扱い／
支払条件
Claudeで実際に実行した出力です。社名と条件はすべて架空。
05
効く一手はこの1行
揉めるのは、両方が
決まったつもりでいる項目。
- 発注書の雛形。
一般的な項目が20行並ぶだけ - 書いていない6項目／今回3・基本契約3
足す1行
発注書の文面は書かない。この仕事で決めておくべき
項目を挙げて、書いてある分と分ける
置く場所は、条件の1行目。発注書を貼る前に書く。
検査の判定は、こちらが見るに決まっていると思っています。相手は自社で検査して出荷したつもりかもしれません。どちらの検査が正かを決めていないと、再加工でもめます。
06
基本契約を一度作れば、
発注書は短くなる
ハラさんの判定
全部を発注書に書くと長くなり、
相手も身構えます。
一度基本契約に書けば、次からの発注書は短くて済みます。現場も楽になる。直近の発注書を1枚だけ通してみてください。1つでも出れば、次の揉め事が消えます。
今日の1つ
- 発注書の文面を書かせない。
決めておくべき項目の抜けを出させる - 揉めるのは、両方が決まっていると
思い込んでいる項目 - 抜けを、今回書く分と
基本契約に回す分に分けさせる
次回
木曜。立替経費の申請を差し戻す前に、
何を見て判断するかの指示文。
この記事の指示文は、そのまま自社の言葉に置き換えて使えます。どれを自社に当てはめるかは、一緒に整理します。
インフィニティに無料で相談するこの回は Instagram でも9枚のノートにまとめています。@yukiinfinity1