カフェでAI 実践ノート ＃009 木曜・経理の1手
経費の差し戻し。
角を立てずに戻す
領収書が無い。 同席者が書いていない。 戻すたび、言い方に迷います。
01
きっかけ
毎月、同じことを
書いています
領収書が無い。
同席者が書いていない。
戻すたび、言い方に迷います。
そのまま貼れる指示文は、4枚目に
02
よくある書き方
正しい指摘が返るだけで、
相手は動きません。
よくある指示
この経費申請の不備を指摘して
- いつまでに出し直すか
期限が無いまま、月末に残る - なぜ必要なのか
規則ですので、で終わる文面になる - 次から防ぐ一言
同じ不備が翌月も出てくる
03
使える指示文（全文）
そのまま貼れます。〔 〕だけ自社の言葉に置き換えてください
あなたは〔中小企業〕の経理担当です。
提出された経費精算に不備があったので、
差し戻しの連絡文を作ってください。
出すもの:
1. 何が足りないのか（箇条書き。事実だけ）
2. 相手に送る本文（〔150〕字程度）
3. 次回から防ぐための一文（1行）
条件:
・「規則です」「決まりですので」を使わない
・相手の不注意を責める表現を入れない
・いつまでに出し直せばよいかを必ず入れる
・こちらの都合（締め日）を理由として書く
差し戻す申請:
〔ここに貼る〕
〔 〕は自社の言葉に置き換えてください。
04
返ってきたもの
入れた申請（架空）
申請者 営業部 サトウ
内容 取引先との会食 12,800円
添付 クレジットカードの利用明細のみ
（領収書なし）
但し書き 「打ち合わせ」
同席者 記載なし
返ってきた答え（そのまま）
1. 何が足りないのか
・領収書の添付がありません
・但し書きが「打ち合わせ」のみで、会食の
内容が確認できません
2. 相手に送る本文
営業部 サトウ様
月末締めの処理に必要なため、8月1日までに
領収書・会食の内容・同席者名を追記のうえ
再申請をお願いいたします。
3. 次回から防ぐための一文
会食費は、申請時に領収書・会食内容・同席者名
の3点をそろえてご提出ください。
実際に実行した出力です。入力はすべて架空。
05
効く一手はこの1行
相手の不注意か、
こちらの締め日か。
- 領収書が必要です。
規則ですのでご対応ください - 月末締めのため、
8月1日までに再申請を
足す1行
こちらの都合（締め日）を
理由として書く
理由として書く
置く場所は、条件の4行目。申請を貼る前に書く。
足りないものは同じです。理由をどちらに置くかだけで、受け取り方が変わります。この1行が無いと、AIは規則を理由にします。
06
日付だけは、 当て推量が混ざる
タカハシさんの見立て
期限は、必ず自分で入れ直す。
返ってきた 8月1日（土） は、AIが置いた日付です。自社の締め日とは限りません。
不備の指摘と本文は8割そのまま使えます。日付だけ差し替えを。
今日の1つ
- 不備の指摘・本文・次回の一文を、3つに分けて出させる
- 理由は相手の不注意ではなく、
こちらの締め日に置く - 期限の日付だけは自分で入れ直す
次回
金曜。外注の頼み方が請負か準委任か、
先に判定させる指示文。
この記事の指示文は、そのまま自社の言葉に置き換えて使えます。どれを自社に当てはめるかは、一緒に整理します。
インフィニティに無料で相談するこの回は Instagram でも9枚のノートにまとめています。@yukiinfinity1
