カフェでAI 実践ノート ＃045 金曜・数字と契約
うちのどこから、
電子で入ってきているか
電子でやり取りしたものは、 紙に出しても保存したことになりません。
01
きっかけ
そのPDF、印刷して
綴じていませんか
電子でやり取りしたものは、 紙に出しても保存したことになりません。
そのまま貼れる指示文は、3枚目に
02
よくある書き方
制度の解説が延々と出て、
うちの仕事が決まりません。
よくある指示
電子帳簿保存法について教えて
- うちが何をすればよいか
制度の解説で終わる - どこから入ってきているか
自社の入口に触れられない - ファイル名の規則
探せることの話まで届かない
03
使える指示文（全文）
そのまま貼れます。〔 〕だけ自社の言葉に置き換えてください
あなたは〔製造業〕の管理部門の担当です。
下は、当社が書類を受け取っている方法の一覧です。
1. このうち電子取引に当たるものを分ける
2. 経理を通っていない入口を指摘する
3. 探せるようにするファイル名の規則を8行以内で
条件:
・制度の解説はしない。当社の受け取り方だけを見る
・紙で届いたものをスキャンする話は、今回は扱わない
・判断がつかないものは 保留 と出す
受け取り方の一覧:
〔ここに貼る〕
〔 〕は自社の言葉に置き換えてください。
04
返ってきたもの
入れた一覧（架空・8通り）
1 メールにPDFの請求書が添付されてくる
2 相手のサイトから明細をダウンロードする
3 紙の請求書が郵送されてくる
4 手渡しの領収書
5 ネット通販の領収書（画面から保存）
6 カードの利用明細（サイトで確認）
7 取引先の受発注システムから出力
8 現場が撮った領収書の写真
返ってきた答え（抜粋）
電子取引に当たる：1、2、5、6、7
当たらない：3、4
保留：8（もとが紙のため別の扱い）
経理を通っていない入口：5、6、8
いずれも現場・営業が受け取っている
ファイル名の規則
20260930_○○商事_128000.pdf
日付_取引先_金額 の順で固定する
Claudeで実際に実行した出力です。会社と取引はすべて架空。
05
効く一手はこの1行
何をすればよいかより先に、
どこから入ってきているか。
- 電子取引データは電子のまま保存する必要があります
- 電子取引は5件。うち3件が経理を通っていない
足す1行
制度の解説はしない。
自社の受け取り方を並べて、電子取引だけを分ける
置く場所は、条件の1行目。一覧を貼る前に書く。
左は解説です。右は自社の入口の話なので、明日から手が動きます。保存には真実性と可視性の要件があり、中小では事務処理規程を作る方法から始める会社が多いところです。
06
探せることが要る。
まずファイル名の規則から
コッシーの判定
取引の年月日・金額・取引先で
見つけられるようにしておく。
日付と取引先と金額を並べたファイル名にすれば、それだけで探せます。8行の規則ならパートの方にも渡せます。受け取り方を8つ書き出すところから。5分で終わります。
今日の1つ
- 制度の解説をさせない。自社の受け取り方から
電子取引だけを分けさせる - 経理を通っていない入口（通販・カード明細）が
出てくる。そこが本題 - 日付と取引先と金額を入れた
ファイル名の規則を作らせる
次回
来週の月曜。おーちゃんが、また3社の
公式ページを読み比べます。
この記事の指示文は、そのまま自社の言葉に置き換えて使えます。どれを自社に当てはめるかは、一緒に整理します。
インフィニティに無料で相談するこの回は Instagram でも9枚のノートにまとめています。@yukiinfinity1