カフェでAI 実践ノート ＃074 木曜・経理の1手
年末調整の回収は、
足りない物だけ返す
説明が長いと、 自分に何が足りないのかが埋もれます。
01
きっかけ
足りない書類の案内、
全員に同じ文です
説明が長いと、 自分に何が足りないのかが埋もれます。
そのまま貼れる指示文は、3枚目に
02
よくある書き方
説明が長いと、
足りない物が埋もれます。
よくある指示
年末調整の書類が足りない人への案内文を作って
- 1人1行の文
共通の文面に1人ずつ差し込む形になる - 短さ
確定申告の話まで付く - 確かめる点の区別
未提出と同じ一覧に入る
03
使える指示文（全文）
そのまま貼れます。〔 〕だけ自社の言葉に置き換えてください
あなたは〔サービス業〕の経理担当です。
下は年末調整の書類の回収状況です。
1. 書類が足りない人ごとに、足りない物だけを伝える1行の文
2. 全部そろっている人は、番号だけ
3. 申告書の記載と添付が食い違っていて、本人に確かめる点
条件:
・制度の説明はしない。人ごとに足りない物だけを書く
・一覧に書かれていることだけを根拠にする
・1人1行。社内のチャットにそのまま送れる長さにする
回収状況:
〔ここに貼る〕
〔 〕は自社の言葉に置き換えてください。
04
返ってきたもの
入れた回収状況（架空・抜粋）
社員04 扶養控除等申告書 済／基礎控除申告書 済／保険料控除申告書 済（生命保険3件）／証明書 生命保険2枚
社員08 6月入社／扶養控除等申告書 済／基礎控除申告書 済／保険料控除申告書 該当なし／前職の源泉徴収票 未
社員12 扶養控除等申告書 済／基礎控除申告書 済／保険料控除申告書 該当なし／証明書 生命保険1枚
社員15 扶養控除等申告書 済（配偶者 記載あり）／基礎控除申告書 済（配偶者の欄 空白）／保険料控除申告書 該当なし
（ほか16人・全20人）
返ってきた答え（抜粋）
1. 書類が足りない人
社員02：保険料控除申告書がまだ提出されていません。
社員04：生命保険の証明書が1枚足りません（申告書は3件、添付は2枚）。
社員06：扶養控除等申告書・基礎控除申告書・保険料控除申告書の3点がまだ提出されていません。
社員08：前職の源泉徴収票がまだ提出されていません。
社員16：地震保険の証明書が添付されていません。
2. 全部そろっている人
01、03、05、09、10、14、17、18、19
3. 本人に確かめる点
社員12：生命保険の証明書が1枚届いていますが、保険料控除申告書が「該当なし」になっています。控除を申告するか教えてください。
社員15：扶養控除等申告書には配偶者の記載がありますが、基礎控除申告書の配偶者欄が空白です。どちらが正しいか教えてください。
Claudeで実際に実行した出力です。社員と書類はすべて架空。
05
効く一手はこの1行
返すのは、
足りない物の名前だけ。
- 共通の文面と、人ごとの差し込み
- 社員04：生命保険の証明書が1枚足りません
足す1行
制度の説明はしない。
人ごとに足りない物だけを書く
置く場所は、条件の1行目。一覧を貼る前に書く。
説明が長いと、自分に何が足りないのかが埋もれます。1行なら、社内のチャットでそのまま送れます。記載と添付が食い違う人は、別に分けて本人に確かめます。
06
食い違いは、
催促でなく確認で聞く
タカハシさんの判定
証明書はあるのに、
申告書は該当なし。
未提出の人と同じ文で送ると、責めているように読めます。食い違いの2人には、教えてください、で終わる文が出てきました。そろっている人には、何も送りません。送らないことも、回収の手間を減らします。
今日の1つ
- 制度の説明をさせない。
人ごとに足りない物だけ書かせる - 1人1行。チャットでそのまま
送れる長さにさせる - 記載と添付の食い違いは、
確かめる点として分けさせる
次回
金曜。家族の収入の一覧から、
新たに扶養に入る人を抜く指示文。
この記事の指示文は、そのまま自社の言葉に置き換えて使えます。どれを自社に当てはめるかは、一緒に整理します。
インフィニティに無料で相談するこの回は Instagram でも9枚のノートにまとめています。@yukiinfinity1