ファイルサーバー・NAS と SharePoint の違い｜置き場の選び方とクラウドへ移す順番

この記事の結論

会社のファイルの置き場は、1つに決めなくてかまいません。部署や案件で共有するファイルは SharePoint（Teams）、個人の作業ファイルは OneDrive、業務ソフトのデータや大きなファイルは社内の NAS と、中身ごとに分けます。

社外から開く、同じファイルを同時に編集するなら、SharePoint と OneDrive
共有フォルダーを前提にした業務ソフトのデータは、社内に残す
どこに置いても、バックアップは別に用意する

社内の共有フォルダー、そろそろクラウドに移すべきか？

3つの置き場は、場所と持ち主と開ける場所が違います

会社のファイルの置き場は、社内に置く NAS・ファイルサーバーと、Microsoft 365 の SharePoint と OneDrive の3つです。違いは、置いてある場所、ファイルの持ち主、どこから開けるかの3点です。

Teams のファイルの実体も、SharePoint と OneDrive にあります。チームを作ると SharePoint のサイトが1つでき、チャネルの「ファイル」はその中のフォルダーです。プライベートチャネルには、別のサイトができます。

NAS とファイルサーバーそのものの違いは、2021年の記事NAS とファイルサーバーの違いとは？で説明しています。

3つの違いを表で比べる

内容は2026年10月時点の Microsoft の公式情報と、Business のプランの値です。

比べる点	NAS・ファイルサーバー（社内に置く）	SharePoint（Teams）	OneDrive
向くファイル	業務ソフトのデータ、図面や写真などの大きなファイル	部署や案件で共有する文書	作成途中の、自分だけの作業ファイル
同時に編集	できない。サーバーのパスは Office の共同編集の対象外	できる	共有した人とできる
容量	機器のディスクの分。足りなければ増設か入れ替え	会社全体で 1TB。ライセンスごとに 10GB 増える	1人 1TB
社員の退職	共有フォルダーのファイルは、そのまま残る	チームのファイルとして残る	アカウントを削除すると、既定で30日の保持期間のあと削除に進む
消したファイル	機器の機能と、取ってあるバックアップしだい	ごみ箱に93日。管理者はライブラリ全体を過去30日の時点に戻せる	ごみ箱のほか、OneDrive 全体を過去30日の時点に戻せる

OneDrive は自分だけの置き場

Microsoft は、OneDrive を社員1人ずつの作業ファイルの置き場とし、部署や組織のデータを置く使い方はサポートしないと説明しています。チャットで送った見積書も、送った人の OneDrive にあります。チームで持つファイルは、チャネルか SharePoint のサイトに置きます。

どのファイルがどこに入るかは、解説動画の第9回で、画面を見ながら説明しています。

動画で見る｜知識ゼロから学ぶ Microsoft 365 第9回・19分OneDrive・SharePoint・Teams の違い｜そのファイルはどこに保存されている？この場で再生する

選び方は、社外・大きさ・同時編集・業務ソフトの4つの条件で決まります

会社全体で1つの置き場を選ぶのではなく、共有フォルダーの中身ごとに、次の4つの条件を当てはめます。

社外や自宅から開くか

SharePoint と OneDrive は、会社が許す範囲で、自宅のパソコンやスマホからも開けます。NAS を社外から開く VPN などは、その入口の守りも会社が持ちます。

大きなファイルや、数の多いフォルダーがあるか

SharePoint の容量は、30人で契約すれば会社全体で 1TB＋300GB です。同期は1つのライブラリで30万個以下が推奨です。

図面や写真が何TBもあるなら、全部は移さないか、容量を買い足します。価格は Microsoft の公式のページで確認してください。

同じファイルを何人かで同時に編集するか

共有フォルダーの Excel は、誰かが開いていると、ほかの人は編集できません。同時に編集するなら OneDrive か SharePoint です。

共同編集できるのは .docx・.xlsx・.pptx などの新しい形式なので、古い形式のファイルは変換してから移します。

業務ソフトが共有フォルダーを前提にしているか

販売管理や会計のソフトは、データの置き場を社内の共有フォルダーで指定していることがあります。Access のデータベースは、Microsoft が OneDrive や SharePoint から開かないよう勧めています。

こうしたデータは社内に残すか、ソフトの提供元に移し方を確かめます。

迷ったときは B の併用から始めると、業務ソフトを止めずに、共有の文書から順に移せます。

移す前に行き先と権限と残す期間を決め、6つの順番で移します

共有フォルダーの中身ごとに、行き先を決める

いまの共有フォルダーを上の階層から見て、フォルダーごとに行き先を書き出します。

行き先のほかに決めること

見られる人（権限）

権限は人ごとではなく、チームの単位で付けます。Microsoft は、Teams につながったサイトの権限は Teams で管理するよう勧めています。フォルダーごとに権限を変えすぎると、誰が何を見られるか追えなくなります。

社外との共有

組織外の人との共有は、既定で有効です。取引先と共有してよい置き場と、誰でも開けるリンクを許すかを決めます。

ただし Microsoft は、絞りすぎると社員がほかの手段でやり取りし、かえって目が届かなくなると説明しています。

残す期間

何年分を移すかを決めます。移行の道具はファイルをコピーするだけで、元のファイルは消しません。古い置き場を読み取り専用で残す期間と、処分する時期も決めます。

名前とパスの長さ

フォルダー名とファイル名を合わせたパスは400字までで、使えない記号や名前もあります。深すぎる階層は、移す前に浅くします。

移す順番

移す時期は、サーバーや NAS の入れ替えに合わせると無駄がありません。Windows Server 2016 と Windows Storage Server 2016 のサポートは、2027年1月12日に終わります。

棚卸しする共有フォルダーごとの容量・ファイル数・最後に更新された日と、それを使う業務ソフトを一覧にします。
行き先を決めるクラウドへ移すもの、社内に残すもの、移さないものに分け、権限と残す期間を決めます。
置き場をつくるチームとサイトと権限を先につくり、社員のパソコンに OneDrive の同期を設定します。
1部署で試す使えない名前や長すぎるパスを洗い出し、移したファイルが開けるか、業務ソフトが動くかを確かめます。
本番で移すMigration Manager などの移行の道具でコピーします。移す日からは、古い置き場にファイルを足さないよう社員に伝えます。
古い置き場を閉じる読み取り専用にして、決めた期間だけ残します。そのあと、機器の処分とデータの消去を行います。

Migration Manager は SharePoint 管理センターにある Microsoft の道具で、社内のパソコンかサーバーに入れたエージェントが、共有フォルダーのファイルをコピーし、結果を報告に残します。

チームのライブラリは、社員のパソコンに自動で同期させ、エクスプローラーから開けるようにできます。デスクトップやドキュメントは、OneDrive の既知のフォルダー移動でそのまま移せます。

移したあとは外への通信が増える

社内で完結していた保存が、インターネットへの上り（送信）の通信になります。移した直後から遅くなったときの切り分け方は、社内ネットワークが遅い原因と調べる順番の記事で説明しています。

バックアップは、置き場とは別に用意します

クラウドに移しても、NAS に残しても、バックアップは別に考えます。置き場の中にある戻す仕組みと、置き場の外に持つ別のコピーは、役目が違います。

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社内に残すなら

ディスクを二重にする RAID は、故障への備えです。消したファイルや暗号化されたファイルは戻せません
コピーは別の機器と社外に持ちます
コピー先は、ふだんネットワークから切り離しておきます

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クラウドに移したなら

誤って消したファイルは、ごみ箱とバージョン履歴で戻します。バージョン履歴は既定で有効です
ごみ箱は93日、ライブラリを戻せるのは過去30日までです
それより前に戻したいときや、別のコピーが要るときは、使った量で課金される Microsoft 365 Backup などを足します

IPA は、2026年3月に公開した「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版で、はじめに取り組む項目にバックアップを加え、5か条を6か条にしました。

2026年9月の「ランサムウェア被害から学ぶ教訓集」では、バックアップをネットワークから切り離すなどして安全を確保することや、バックアップから戻す訓練を挙げています。

決めるのは、何を、どれくらいの頻度で、どこに取るかと、実際に戻せるかを試す日です。

インフィニティにできること

インフィニティ（名古屋・丸の内）のMicrosoft 365 導入支援では、Teams と SharePoint に、部署や案件ごとの置き場と、見られる人の範囲をつくります。パソコンとスマホの設定では、OneDrive の同期まで行います。

見積は、毎月の Microsoft 365 の利用料と、最初の設定と移行の費用に分けて載せます。設定と移行の費用は、人数と移すデータの量で変わります。SharePoint を使えるプランはMicrosoft 365 のプランの選び方の記事で説明しています。

社内に残すサーバーや NAS と、バックアップは、サービス地図の④サーバー・データ基盤と⑥バックアップで扱います。サーバーで何が動き誰が保守するかの図と一覧づくりから、社外へのコピーと戻す手順の文書化まで、段を分けて進めます。

移したあとにファイルが開かないときは、ITサポート（ササエル）が社員のみなさんからの電話を受け、遠隔操作で画面を見ながら解決をめざします。

導入もインフィニティなので、どこに何があるかを分かったうえで対応できます。訪問は愛知・岐阜・三重と大阪、遠隔は全国です。

いまの共有フォルダーを伺い、置き場と権限の分け方をご提案します

置き場と権限を、一緒に決めます

ご相談は無料です。いまの共有フォルダーの容量と、使っている業務ソフトの名前をお知らせください。分からなければ、困っていることだけでもかまいません。2営業日以内にご連絡します。

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