退職者のアカウント削除はいつ？Microsoft 365 での順番とメール転送

止めるのは退職の当日、消すのは引き継ぎが済んでからです

「いつ消すか」で迷うのは、止めることと消すことを1つに考えているからです。入口を閉じるのは当日で、アカウントを消すのは、メールとファイルの行き先が決まった後です。

Microsoft も、辞めた社員のアカウントを、サインインを止める、メールとファイルを引き継ぐ、ライセンスを外す、削除する、の順番で扱う手順を示しています（2026年11月時点の Microsoft Learn）。

1. 退職が決まったら

   引き継ぐ相手を決める

   メールを受け取る人、ファイルを受け取る人、本人が所有者になっている Teams のチームを書き出す。

2. 最後の出社日

   サインインを止める

   パスワードをリセットし、すべてのセッションからサインアウトさせ、サインインをブロックする。貸したパソコンとスマホを返してもらう。

3. 1か月以内

   メールとファイルを引き継ぐ

   メールは転送か共有メールボックスへ。OneDrive のファイルは、会社の置き場へ移す。

4. 消す前

   5つを確かめる

   メールの行き先、OneDrive のファイル、Teams の所有者、ほかのサービスの登録、ライセンスの扱い。

5. 削除の後30日

   元に戻せるのはここまで

   30日以内なら、アカウントとデータを復元できる。過ぎると戻せない。

いつ消すかは、会社の決まりにしておきます

Microsoft の手順が示すのは順番で、退職の何日後に消すかは会社が決めます。退職のたびに迷わないよう、次の3つを先に決めておきます。

1. アドレスを残す期間取引先に後任の連絡先が行き渡るまで。残している間は、アカウントを消せない
2. 消す日と確かめる人消す日を総務の予定表に入れ、消す前の5つを確かめる人を決める
3. ライセンスの扱い次に入社する人へ回すか、契約の数を減らすか。契約の形によっては、すぐには減らせない

たとえば「当日に止め、翌月の末に確かめて消す」と決めておけば、止めただけのアカウントが、誰にも見直されずに残ることを防げます。

最後の出社日は、パスワードのリセットから始めます

Microsoft は、不正なアクセスを防ぐ最初の手順を、パスワードのリセットとしています。本人が出社しなくなる時刻に合わせて、次の順番で行います。

1. パスワードをリセットする管理センターで本人を選び、新しいパスワードに替える
2. サインアウトさせる「すべてのセッションからサインアウト」を選ぶ。1時間以内に、もう一度サインインを求められる
3. サインインをブロックする「サインインのブロック」を選んで保存する。有効になるまで、最大24時間かかることがある

会社が貸したスマホは、Exchange 管理センターで本人のメールボックスを開き、会社のデータを消してアクセスをブロックできます。メールだけを先に止めたいときは、メールのアプリの設定をすべてオフにします。

これらの操作には、ユーザー管理者などの役割が要ります。辞める人が管理者なら、サインアウトさせるのは全体管理者（グローバル管理者）です。IT担当本人が辞める場合の順番は、ひとり情シスの引き継ぎの記事にまとめています。

管理センターでの操作は、解説動画の第16回で説明しています。

メールは、転送か共有メールボックスへの変換かを決めます

退職の後も、取引先はしばらく元のアドレスにメールを送ってきます。Microsoft が示す受け取り方は、別の社員への転送と、共有メールボックスへの変換の2つです。

後任が1人で、これから届くメールが読めれば足りるなら、転送です。過去の見積や注文のやり取りを部署で確かめる必要があるなら、共有メールボックスに変えます。

変換は、管理センターの「アクティブなユーザー」で本人を選び、「メール」のタブの「共有メールボックスに変換」で行います。転送は、同じタブの「メール転送の管理」で、受け取る社員のアドレスを入れます。

本人が開いた会議は、予定表から取り消します。会議室や備品を予約した会議は、取り消すまで予約が空きません。

OneDrive のファイルと Teams の所有者を、消す前に引き継ぎます

SharePoint や Teams に置いたファイルは、本人のアカウントを消しても、そのまま使えます。移す必要があるのは、本人の OneDrive にあるファイルです。

リンクを開くと本人の OneDrive が見えます。残すファイルを、共有ライブラリか自分の OneDrive へ移動するかコピーします。版の履歴は移らず、最新の版だけが移ります。

既定では、アカウントを削除すると、本人の上司として登録された人に OneDrive へのアクセス権が自動で付き、知らせのメールが届きます。上司の登録がない会社は、SharePoint 管理センターで予備の所有者を決めておけます。

Teams のチームは、別の所有者を先に決めます

Microsoft は、所有者のアカウントを削除すると、Teams のチームや Microsoft 365 グループに所有者がいなくなることがあると説明しています。メンバーの追加や削除、設定の変更には、所有者が必要です。

削除の前に、本人が所有者のチームを書き出します。Teams 管理センターでチームを選び、「メンバー」のタブで別の社員に所有者の役割を割り当てます。

ライセンスを外し、5つを確かめてから削除します

外したライセンスは、次に入社する人へ割り当てられます。使う予定がなければ、契約の数を減らします。アカウントを削除しただけでは、ライセンスの支払いは止まりません。

数を減らせるかは、契約の形で変わります。Microsoft は、パートナー経由やボリューム ライセンスで買ったライセンスは削除できず、年間のプランは約束の期間が終わるまで数を減らせない、と説明しています。

貴社の契約がどの形かは、契約した窓口に確かめます。年契約の決まりは、プランの選び方の記事でも触れています。

• メールの行き先転送か共有メールボックスにしたアカウントは、消さずに残す。削除へ進むのは、どちらも使わないアカウントだけ。
• OneDrive のファイル残すファイルを、共有ライブラリか後任の OneDrive へ移し終えた。
• Teams の所有者本人だけが所有者になっているチームやグループが残っていない。
• ほかのサービスの登録本人のアドレスで登録した契約や、知らせの届け先を、会社のアドレスに替えた。
• ライセンスの扱い次の人に回すか、契約の数を減らすかを決めた。

削除してから30日は、元に戻せます

• アカウント30日削除から30日以内なら、管理センターで復元でき、関連するデータも戻る。
• メール・連絡先・予定表30日ライセンスを外してから30日間保持され、その後は完全に削除される。共有メールボックスに変えたものは残る。
• OneDrive のファイル30日削除からの既定の保持期間。SharePoint 管理センターで、30〜3650日の間に変えられる。
• SharePoint・Teams のファイル残る本人のアカウントを消しても、そのまま使える。

OneDrive は、保持期間が過ぎるとサイトのごみ箱に移り、93日間は残ります。ただし、戻すには PowerShell の操作が要ります。期限の前に移し終えるのが確実です。

ライセンスを外したまま、削除せずに置いておく場合も期限があります。Microsoft は、ライセンスのない OneDrive は93日目に自動でアーカイブされると説明しています。

社内の Active Directory と同期している会社は、管理センターではなく、社内の Active Directory でアカウントを削除します。

Microsoft 365 のほかに、止めるアカウントを一覧にします

Microsoft 365 を止めても、本人の ID とパスワードで入れるサービスは、別に残ります。退職のたびに探さなくて済むよう、会社で使うサービスを一覧にしておきます。

一覧は、次の3つから拾うと漏れが減ります。

1. 請求書とクレジットカードの明細から、契約中のサービスを書き出す
2. 本人の会社のメールに届いた登録や請求の知らせから、本人の名義のものを拾う
3. 各サービスの管理画面で、利用者の一覧を開いて確かめる

書き出した一覧は、パソコンの台帳と同じファイルにまとめておくと、次の退職でもそのまま使えます。台帳の項目は、パソコン台帳の記事にあります。

インフィニティにできること

インフィニティは名古屋・丸の内の会社で、サポート契約は280社強です。Microsoft 365 導入支援では、社員のアカウント、多要素認証、管理者の権限を、最初に会社の基準でそろえます。

Teams と SharePoint には、部署や案件ごとのファイルの置き場と、見られる人の範囲をつくります。仕事のファイルがチームの置き場にあれば、退職のときに OneDrive から移すものが減ります。

すでに契約中の会社は、見直しだけでもご依頼いただけます。プランとライセンスの数、多要素認証などの設定を確かめ、合っていないものがあればご提案します。入社や退職のときの作業についても、ご相談ください。

導入後の困ったは、ITサポート（ササエル）が社員のみなさんからの電話を受け、遠隔操作で画面を見ながら解決をめざします。

名古屋・愛知で、退職のたびにアカウントの扱いに迷っている会社は、いまの状態をお聞かせください。訪問は愛知・岐阜・三重と大阪、遠隔は全国です。

参考

• Microsoft Learn 元従業員を削除する – 概要
• Microsoft Learn 手順 1 – ユーザーのサインインを禁止し、Microsoft 365 へのアクセスをブロックする
• Microsoft Learn 手順 3 – 元従業員のモバイル デバイスをワイプしてブロックする
• Microsoft Learn 手順 4 – 元従業員のメールを別の従業員に転送するか、共有メールボックスに変換する
• Microsoft Learn ユーザー メールボックスを共有メールボックスに変換する
• Microsoft Learn Microsoft 365 の共有メールボックスについて
• Microsoft Learn 手順 5 – 別の従業員に OneDrive と Outlook のデータへのアクセス権を付与する
• Microsoft Learn OneDrive の保持と削除
• Microsoft Learn 削除されたユーザーの OneDrive リテンション期間を設定する
• Microsoft Learn 手順 6 – 元従業員から Microsoft 365 ライセンスを削除する
• Microsoft Learn 手順 7 – 元従業員のユーザー アカウントを削除する
• Microsoft Learn 組織からユーザーを削除する
• Microsoft Learn ユーザーを復元する
• Microsoft Learn 所有者のない Microsoft 365 グループとチームを管理する
• Microsoft Learn 管理センターでチームの所有者とメンバーを割り当てる