IT担当者がいない会社が人を雇う前に決める3つ｜ゼロ情シス・総務の兼任の始め方

担当がいない会社で先に起きるのは、故障よりも「誰も知らない」です

情シスがいない会社でも、パソコンとネットは毎日動きます。IT担当者が1人もいない状態を指して、ゼロ情シスという言い方もあります。困るのは、何かが止まった日と、更新や退職のように期日のある出来事が来た日です。

体制については、公的な調査があります。IPA（情報処理推進機構）は2025年5月に公開した「2024年度 中小企業における情報セキュリティ対策に関する実態調査」で、全国の中小企業4,191社に、情報セキュリティ対策の体制を聞いています。

組織的には行っていない（各自の対応）69.7%

兼務だが、担当者が任命されている21.0%

専門部署（担当者）がある9.3%

情報セキュリティ対策の体制についての質問です。IT担当者がいるかどうかを聞いたものではありません。

各自の対応のままでは、上の4つは誰の仕事にもなりません。IPA の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版（2026年11月時点の最新版）も、対策に取り組む担当者を経営者が任命し、指示をする必要があるとしています。

人を雇う前に、窓口・相談先・一覧の3つを決めます

専任の担当を採用するにも、外の会社に頼むにも、この3つが土台になります。新しく来た人も外の会社も、最初に知りたいのは、誰に確認すればよいかと、いま何があるかだからです。

困った社員窓口に伝える

1社内の窓口連絡を受ける1人

2外の相談先まず聞く先を1つ

困った本人は、窓口に伝えるだけです。業者を探すところから始めなくて済みます。

3一覧機器・契約・管理者。窓口と相談先が、同じ一覧を見て話す

社内の窓口は、詳しい人ではなく、連絡を受ける1人です

窓口の仕事は、直すことではありません。社員の困りごとを受ける、外の相談先につなぐ、費用のかかることを社長に上げる。この3つです。総務や経理の方で務まります。

決めたら、不在の日の代わりの人と合わせて、全社員に知らせます。知らせないと、用事はこれまでどおり詳しい人に集まります。

外の相談先は、症状ごとに探さず、まず聞く先を1つにします

いま取引のある先を書き出すところから始めます。パソコンを買った店、複合機の保守、回線とプロバイダー、会計や販売管理のソフトの保守。請求書を見れば拾えます。

書き出すと、どこにも当てはまらない困りごとが見えてきます。メールが送れない、共有フォルダが開かない、ネットが遅い。原因の切り分けから受けてくれる先を、1つ決めます。

頼む先の比べ方は、契約前に確かめる9項目にまとめています。

一覧は、機器・契約・管理者の3枚から始めます

最初から完全な台帳をめざすと、1枚目が出来上がりません。空欄があってもよいので、3枚を並べるところまで進めます。空欄は、次に確かめることの一覧になります。

IPA のガイドラインも、抜け漏れや管理の属人化を避けるために、ハードウェア・OS・ソフトウェアなどの情報を整理するよう勧めています。機器の一覧の項目は、パソコン台帳の記事で8つにまとめています。

総務や経理が兼任するなら、やることとやらないことに線を引きます

総務がIT担当を兼ねる形がつらくなるのは、どこまでが自分の仕事かが決まっていないときです。分かる人がやる、のままだと、修理も設定も調べものも、兼任の方に積み上がります。

線は、作業と判断のあいだに引きます。日々の対応は外に出せます。誰が問い合わせてよいか、何を買い替えるか、予算をどこまで使うかは、社内でしか決められません。

時間でも線を引きます。たとえば「15分調べて分からなければ、相談先に聞く」と決めておけば、兼任の方が本来の仕事を半日止める事態を防げます。

人を雇う・兼任のまま・外に頼むは、止まり方と残る仕事で比べます

3つは、どれか1つを選ぶものではありません。兼任の窓口を置いたうえで外に頼む、専任を雇ったうえで休みの日は外が受ける、という組み合わせもあります。

分かれ目は、ITの仕事が毎日あるかどうかです。業務のシステムを自社で作って直している、拠点や人数が多く毎日どこかで対応が要る。こうした会社には、専任を置く理由があります。

困りごとが毎日は起きず、中身がパソコン・メール・ネットの不具合なら、兼任の窓口と外の相談先の組み合わせから始められます。どの形を選んでも、前の節の3つは要ります。

IPA のガイドラインは、経営者が実行する取組の1つに、情報セキュリティ対策に必要な予算と担当者の確保を挙げ、専門的な外部サービスの利用も検討するとしています。

最初の1か月は、窓口・契約・管理者・機器・相談先の順に進めます

1. 今日

   窓口を決めて、全社員に知らせる

   連絡を受ける1人と、不在の日の代わりの人を決めます。困ったらまずこの人へ、と伝えます。

2. 1週目

   請求書から契約を拾う

   過去1年分の請求書と引き落としから、サービス名・名義・更新日・請求の届け先を書き出します。

3. 2週目

   管理者を確かめる

   契約ごとに、会社として管理画面に入れるかを試します。入れないものには印を付けます。

4. 3週目

   機器を数える

   誰がどのパソコンを使っているか。複合機、ルーター、NAS、無線の親機も書きます。

5. 4週目

   外の相談先を決め、一覧を見せる

   3枚の一覧と、印の付いた所を見せて相談します。任せる範囲と、社内に残す承認を決めます。

契約を機器より先にしているのは、更新日という期日があるからです。機器はいつでも数え直せますが、契約の更新日は待ってくれません。

2週目で印の付いた所が、いちばん急ぐ所です。管理画面に入れない契約は、契約したときのメールや書類を探し、契約先の窓口に、契約者としての手続きを問い合わせます。

4週目までに一覧が埋まりきらなくても、相談は始められます。空欄と印の付いた所が、そのまま相談の中身になります。

インフィニティにできること

インフィニティは2008年に設立した、名古屋・丸の内の会社です。サポート契約は280社強あります。

ITサポート「ササエル」には、パソコンのことを聞ける人が社内にいない、総務の担当が本来の仕事とパソコンの対応を両方かかえている、という会社からご相談をいただきます。

名古屋・愛知で、IT担当者がいないまま困りごとを抱えている会社の方は、いまの状態からお聞かせください。訪問は愛知・岐阜・三重と大阪、遠隔は全国です。対応の方法は、ご契約の内容と地域によって変わります。

ほかの会社が入れた機器は、まず現状をお聞きし、環境を把握してから、対応できる範囲をお伝えします。環境を見える形にするところからなら、IT見えるBOXが役に立ちます。

何が見えていないかを先に知りたいときは、7問のIT診断をお使いください。7つの領域に「はい・いいえ・分からない」で答えるセルフチェックで、無料です。名前もメールアドレスも要らず、回答は外へ送信しません。

参考

• IPA 「2024年度 中小企業における情報セキュリティ対策に関する実態調査」報告書について
• IPA 2024年度 中小企業における情報セキュリティ対策に関する実態調査 報告書（全体版）
• IPA 中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン（第4.0版）